PilnotZacznij od konkretnej sprawy
Dobry termin opisuje obowiązek, datę i osobę odpowiedzialną. Zamiast ogólnego „dokumenty” użyj nazwy, którą zrozumie cały zespół. W notatce zapisz kontekst i ustalenia potrzebne do wykonania zadania. W Pilnot dodasz tytuł, notatkę, datę oraz osobę ze swojego zespołu.
Przypisz odpowiedzialność
Osoba odpowiedzialna powinna należeć do wspólnej przestrzeni. Właściciel może dodać zarejestrowanego współpracownika i nadać mu rolę edytora lub odczytu. Edytor zarządza sprawami, a odczyt pozwala przeglądać dane. Samo przypisanie osoby nie jest osobnym zaproszeniem e-mail.
Przeglądaj terminy według statusu
W panelu filtruj sprawy otwarte, ukończone lub zaległe. Otwarte zadania są uporządkowane według daty. Kafel z terminami do siedmiu dni uwzględnia także zaległości. Po wykonaniu obowiązku zmień jego status, zamiast pozostawiać go na liście otwartych spraw.
Włącz przypomnienia świadomie
Alerty pojawiają się w panelu, a przegląd zbliżających się terminów pracuje w cyklu godzinowym. Aby otrzymywać e-mail, potwierdź adres i włącz powiadomienia w ustawieniach konta. Poczta może dotrzeć z opóźnieniem, dlatego dla krytycznych obowiązków sprawdzaj również listę terminów.
Zachowaj porządek przy zmianie zespołu
Właściciel zarządza dostępem współpracowników. Przed usunięciem konta może przekazać własność zespołu innej osobie. Dane wspólnego zespołu nie powinny znikać tylko dlatego, że zmienia się osoba prowadząca sprawy.